Herramientas Tecnológicas en la Tutoría

SABES-LOGORESUMEN

En México se ha establecido un gran esfuerzo por apoyar a los estudiantes a terminar sus estudios concentrados en la estrategia de la tutoría. Este proceso de gran importancia ha sido objeto de diversas aproximaciones de desarrollo de software por distintas Instituciones de Educación Superior. El presente trabajo es reflejo de este esfuerzo comparando desarrollos y estrategias actuales para definir un estudio inicial y de requisitos para un software dedicado a esta actividad.

Palabras claves: tutoría, tutor, proceso, software.

Autores
I.S.C. Negreros Orellana José Antonio, M.I.I. Martha Nelia Martínez Zamora
Tutor Académico Universidad del SABES Plantel Salvatierra
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INTRODUCCIÓN
La tutoría dentro del proceso educativo ha sido reconocida como una actividad estratégica en todos los niveles de la educación. En la educación superior es manejada como un proceso paralelo e influyente siendo así definida por la Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior (ANUIES).

Al ser reconocida como una estrategia se han definido actividades y los procesos para las mismas; estos procesos han sido “sistematizados” en el entendido de ser estandarizados y apoyados con formatos institucionalizados como los manuales de operación, sin embargo, gran parte del trabajo es realizado de forma manual o bien utilizando sistemas informáticos para el control escolar más que para la tutoría.

Esto ha provocado que del recurso tiempo que las instituciones han dedicado a la tutoría se haya consumido un porcentaje sensible en el manejo manual de formatos y documentos. El seguimiento oportuno de la actividad de un estudiante o un docente se ha complicado y atrasado al no tener herramientas que lo faciliten al brindar la información oportuna en el formato adecuado.

Esta necesidad de herramientas de manejo de información ha sido reconocida por varias universidades en diferentes grados de desarrollo y profundidad que pueden servir de punto de comparación para el desarrollo de software por parte de otras Universidades e Instituciones de Educación Superior.

El presente texto es un avance en la investigación de requerimientos y diseño preliminar basados en la ingeniería de software de un sistema informático especializado en la actividad tutorial.


MARCO DE DESARROLLO.

ANÁLISIS PRELIMINAR DE REQUISITOS.

Con fundamento en los documento de los distintos Programas Institucionales de Tutoría (PIT) y a un proceso de retro ingeniería de los softwares estudiados se puede establecer los requerimientos funcionales (objetivos y resultados a lograr) de un software diseñado en específico para la función tutorial.


Objetivo del software de tutoría:
Permitir de forma electrónica la recopilación, manejo y presentación de información que posibilita el proceso de acompañamiento de tipo personal y académico a lo largo del proceso formativo, para mejorar el rendimiento académico de los alumnos de la educación superior.

El objetivo del software puede ser revisado desde distintos ángulos y participantes, pero se puede establecer dos áreas de funcionamiento: Operativo y Estratégico.

Estos dos niveles funcionales, marcan también la forma de evolución; partiendo de un software de captura y consulta de información personal hacia el de información estratégica.

Debido al alcance y complejidad del software de tutoría, su desarrollo se debe seccionar en objetivos específicos acordes a la actividad operativa y posteriormente, la estratégica.

Propósitos del Tutor Académico.
En la relación con el tutorado, el tutor académico orienta sus actividades y esfuerzos de atención hacia el objetivo que el alumno supere cualquier problema escolar, personal o profesional durante su estadía en la Universidad y se pueden definir para cada ambiente:

• Escolar: Orientar al alumno durante su trayectoria escolar, atendiendo las dificultades que influyen en el aprendizaje ofreciendo alternativas de solución.
• Personal: Orientar al alumno para la solución de problemas personales que interfieran en su rendimiento académico, canalizando a otros profesionales de apoyo de la Universidad los casos que necesiten atención especializada.
• Profesional: Promover en el estudiante el desarrollo de competencias del perfil de egreso, para el desempeño profesional del programa del que forma parte.

Actividades Operativas del Tutor Académico
De forma general el tutor Académico realiza de manera cotidiana actividades orientadas a cumplir propósitos fijados por el PIT que de forma general se pueden enumerar con:

• Identificar las necesidades académicas y limitaciones, que pueden influir en el desempeño educativo del tutorado; así como, fortalezas que ayudarán durante el proceso de aprendizaje.
• Atender con respeto, empatía, escucha y ética a sus tutorados.
• Canalizar al alumno a los servicios de apoyo de acuerdo a las necesidades que manifieste y que estén fuera de su competencia.
• Llevar a cabo el proceso de inducción de los alumnos de nuevo ingreso.
• Integrar y mantener actualizado el expediente académico del alumno.
• Evaluar el desarrollo del PIT y la efectividad de las estrategias planteadas.
• Retroalimentar el PIT y el plan de acción tutorial académico.

Las actividades del tutor hacia el tutorado pueden establecerse en un orden simplista como: escuchar, diagnosticar, orientar o informar.

Simples acciones que en muchos casos han creado gran impacto en la vida del tutorado, al detectar una problemática y acompañarle en su solución. Pero estas acciones requieren tener acceso a grandes cantidades de información académica, personal o de manuales para poder diagnosticar correctamente.

La ANUIES reconoce que la tutoría debe ser realizada por parte de académicos competentes y formados para esta función (Romo Lopez, 2004), como así mismo se reconoce que existe una limitante en la atención; que puede brindar un tutor Académico a un tutorado basado en su experiencia y conocimiento, teniendo que reconocer situaciones y problemas donde la solución se encuentra dentro de un límite de acción institucional o bien requiere una asistencia más especializada.

Se circunscribe que la información de la tutoría se manejará en un ambiente cerrado sin clientes ajenos al proceso mismo, por lo tanto se hace la precisión para evitar posteriores confusiones, esto no libra de cumplir los requisitos de privacidad de información que marca el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI).

Requisitos No Funcionales.

Herramientas de la Tutoría
Un problema o situación que enfrenta un tutorado puede ser diagnosticada por su urgencia, complejidad o impacto a través de las herramientas de tutoría que nos facilitan los datos e información necesaria para poder evaluar de forma objetiva el problema.

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Tabla 1. Herramientas de la Tutoría

 

Niveles de Atención Tutorial. 

Diagnostica una situación que sea susceptible de acción tutorial se debe determinar un nivel de atención según el origen de la situación, el momento que encuadra la misma como también el tiempo que se requiere para superarla.

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Tabla 2. Niveles de Atención Tutorial

 

CONCLUSIÓN.

Elementos de Información.
Del análisis de las herramientas, actividades, propósitos y funciones del tutor y las estrategias de atención tutorial expresadas, así como de la revisión de las estrategias e información que manejan Universidades e Instituciones de Educación Superior, se pueden establecer como base mínima para el desarrollo de un Software dedicado a la tutoría que cubra los procesos esenciales y brinde información estratégica basándose en las siguientes:

Unidades de Información

Se pueden identificar como unidades de información a manejar por un sistema informático dedicado a la tutoría:
• Datos generales del alumno.
• Desempeño y estatus académico.
• Materias con alto índice de reprobación o bajo rendimiento académico.
• Información sobre el desempeño de los grupos en las diferentes materias.
• Seguimiento a Eventos


La actividad tutorial establece como eventos a documentar:

• Entrevista individual.
• Entrevista tutorial grupal.
• Trayectoria académica (planeación).
• Entrevista con docentes.
• Canalización al área de atención psicopedagógica.
• Canalización a servicios de becas.
• Canalización a servicios de bolsa de trabajo.
• Canalización a administración escolar.

Esta información base deberá ser susceptible al manejo estadístico para fungir como herramienta estratégica en la evaluación y evolución del PIT.

De forma posterior se deben atender elementos que nos permitan diagnosticar de forma más personalizada la trayectoria de un tutorado dentro de la Universidad del SABES al abordar información como:

 Perfil de intereses y aptitudes vocacionales.
 Perfil de habilidades mentales.
 Perfil de hábitos de estudio.
 Perfil de estrategias de aprendizaje.
 Perfil de personalidad.

 

REFERENCIAS.
L.E. Romero Aguilar, C. P., & Dra. Druet Domínguez, N. V. ( 2011). Tutoría para Estudiantes en Riesgo en el Nivel Superior. Yucatan: Facultad de Educación de la Universidad Autónoma de Yucatán.

López; Silva Blanca Elizabeth, Cabrera; Rivera, Arlette Ivone. (2006). El programa institucional de tutorías en el contesto nacional. Mexico DF: Centro de Estudios Científicos y Tecnológicos.

Romo Lopez, A. (2004). La Incorporación de los Programas de Tutoría en las Instituciones de Educación Superior. ANUIES.

Ruiz Hernández, M. d., & Nieblas Obregón, E. (s.f.). Sistema Informático de Tutorías . Sonora: Universidad de Sonora.

SABES. (2014). Programa Institucional de Tutoría. Leon. Gto.: SABES.

UAM Azcapotzalco. (2013). Sistema de Información de Estudiantes, Egresados y Empleadores de la UAM Azcapotzalco . Recuperado el 2015, de COPLAN: http://coplan.azc.uam.mx/siste/

UVM. (2012). Glosario de términos y definicines sobre el PROMEP conforme a las reglas de opoeración del PROMEP. Recuperado el 2015 de 02 de 10, de Universidad Autonoma Metropolitanta: http://coplan.azc.uam.mx/promep/glosarioPromep.htm#jj